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Estúdio Cocada

ESCRITÓRIO DO FUTURO: 10 DICAS PARA O SEU ESCRITÓRIO ESTAR A FRENTE.

O que grandes empresas como a Google e a Apple estão fazendo em seus espaços de trabalho para ter o escritório do futuro. Como se manter à frente do mercado.

1. Entenda quais são os problemas que você pode transformar em solução para ter o escritório do futuro.

Muitas vezes, o empresário cai na falsa ilusão de pegar uma ideia que deu certo em uma empresa, para tentar aplicá-la em sua própria corporação. Soluções de projeto são únicas e intransferíveis. Antes de fazer isso, não pense só na solução, analise o contexto em que ela foi inserida, o que deu certo para uma empresa pode ser adaptado para outro. Um exemplo para isso é comparar um programa de necessidades de um escritório de advocacia e um de publicidade. O de advocacia, em sua grande maioria, precisa de salas para arquivos, bibliotecas e ambientes neutros e calmos para reuniões e trabalhos. Já, um escritório de publicidade precisa, em diversos momentos, de espaços para fotos, depósitos para guardar catálogos de materiais e espaços que induzam o afloramento da criatividade.

Espelhe-se em grandes empresas do seu segmento, se elas estão nessa posição é por causa das suas boas práticas.

A partir do momento que você domina o problema, consegue transformá-lo em solução. Pegando o exemplo do escritório de advocacia, em uma situação que ele fosse  pequeno e tivesse o problema dos advogados não conseguirem conversar com os seus clientes, por conta do barulho. Muito provavelmente, as cabines acústicas poderiam solucionar essas questões, justamente, por barrarem o som e por serem pequenas o suficiente para caberem em um escritório que não possui muito espaço para novas salas.  É bastante comum essas questões surgirem quando o espaço é montado em um local já existente. Isso acontece por que não é pensado 100% em cima das necessidades do cliente. Caso isso esteja acontecendo com você esse artigo “virá a calhar” muito bem.

2. Escritório do futuro: o layout da minha empresa voltado para o amanhã.

O layout de um espaço, nada mais é, do que a distribuição de uma ideia em um espaço físico. Por que ele é importante? Pelo motivo, de definir ou redefinir o arranjo físico das coisas. Os espaços são integrados e posicionados de uma maneira harmônica. Existem diversas soluções inovadoras que podem ser pensadas a partir disso:

  • Como fortalecer a aproximação entre os meus funcionários?

A solução para esse problema é criar espaços mais abertos. O conceito de que cada pessoa precisa ter a sua sala já vem ficando ultrapassado. Ambientes abertos, com menos paredes e com um mobiliário mais convidativo é atual e pode ser a solução. Grandes mesas de trabalho para até 8 pessoas aproveitam melhor o espaço e faz com que os funcionários interajam, se conheçam e o mais importante: Co Criem. Um bom exemplo para esse tipo de intervenção que está a frente do mercado é a sede da Uber em Amsterdã onde existem diversas mesas para até 10 pessoas trabalharem simultaneamente. 

Uber EMEA Headquarters / Assembly Design Studio + Cannon Design
Imagem: Jasper Sanidad

Como ser mais transparente, literalmente.

Ser transparente é ter um espaço em que você se sinta confortável, que veja tudo e a todos. Consiga ver seu chefe trabalhando na sala ao lado. Um espaço convidativo e não restritivo. Algumas soluções diferentes que vêm sendo adotadas, é a utilização de panos de vidro para fechamento de espaços. A aplicação em ambientes pequenos traz a sensação de amplitude. E a aplicação empresarial, é literalmente, se sentir em um local mais leve e acessível. Além disso, o vidro tem diversas vantagens com relação à alvenaria, é um material nobre, ganho de espaço (parede 15cm, vidro 10mm). Rapidez na instalação (pode ser feita em um dia e não gera sujeira e resíduos, como a alvenaria).

3. Como deixar o meu espaço mais interativo?

  A tradução para essa questão em forma de arquitetura seria a utilização de materiais texturizados, cores chamativas, iluminações teatrais, reafirme cores da sua marca. Uma visão mais diferente e interessante para a questão, seria fazer com que o seu funcionário utilize os cinco sentidos. Um grande exemplo desse modelo é a empresa de eventos R2, que busca criar em seus eventos, espaços específicos para estimular cada sentido do ser humano. https://producoesr2.com.br/

Assim, outro formato interessante que empresas líder de mercado vêm adotando para atingir resultados parecidos, é criar espaços multiuso. Essa ação é fácil de ser feita em espaços amplos, porém não significa que não pode ser aplicada em ambientes menores.  Espaços de descanso que possam virar auditórios para grandes reuniões ou até mesmo para capacitações e palestras, são a “chave” que, muitas vezes, se resolve as dores de cabeça de empresas que não tem espaço,  e acreditam que a única solução seja mudar de lugar. Um exemplo bastante pertinente de escritório do futuro é a sede do Slack, em Nova York.

Sede do Slack em Nova York / Snøhetta
Imagem: Michael Grimm

4. O mobiliário influência em alguma coisa no seu escritório?

Quanto menos o local de trabalho ficar enrijecido, melhor. Mas, isso significa que o espaço tem que ser totalmente permeável e flexível? A resposta é: depende. Ele pode ser fixo, desde que não traga um sentimento de claustrofobia. Quando falamos de empresas que quebram o modelo tradicional e muitas vezes se aproximam de algo que não foi feito ainda, existem algumas soluções simples que podem ser adotadas para o escritório do futuro.

Um bom exemplo é utilização de um mobiliário flexível e prático. Quando falamos desse tipo de mobiliário eles garantem o melhor aproveitamento do espaço, pois são mais práticos e podem funcionar de diferentes maneiras. Um ambiente favorável a flexibilidade é um espaço mais criativo. Faz as pessoas pensarem, e assim, pode ser traduzido como proposta de valor com muito mais efetividade para os funcionários e para os clientes. 

Em resumo é importante lembrar que quando o seu espaço é pensado para ser um local diferente, propício a criatividade, fortalecimento de valores e bem estar no trabalho, o mobiliário acaba sendo muito importante. Nas escalas de projeto, é com o mobiliário que as pessoas vão ter contato direto e ele é a “cereja do bolo”.

Como você vai saber que isso deu certo? 

Quando seus funcionários começarem a sentir-se “em casa” no seu espaço de trabalho e passarem mais tempo lá sem ser um fardo, como, almoçar na empresa, usarem os espaços de descompressão, ficarem até depois expediente, pois se sentem à vontade e não só quando ainda tem trabalho a fazer. Um bom exemplo, é a sede do Pinterest n EUA.

Sede do Pinterest / All of the Above + First Office + Schwartz and Architecture
Imagem: Naho Kubota

5. Valorize a sua área de convivência e de lazer.

Antes de mais nada, se você pensa no futuro do trabalho, tem que ter em mente que “trabalhar tem que ser tão bom quanto o seu final de semana”. Segundo uma matéria feita pela Folha de São Paulo, em 2018, o Brasileiro trabalha cerca de 1737 horas por ano, sendo maior do que a do Japonês. De 7 dias da semanas, trabalhamos 5, em contrapartida é insustentável pensar que é possível trabalhar  em um lugar estressante durante tanto tempo. A grande sacada das empresas que são cotadas como as melhores para se ter um convívio de trabalho no brasil: o olhar de dentro para fora e de fora para dentro, buscando por uma entrega de valor e pelo bem estar do seu pessoal. Ambientes agradáveis e sensíveis às necessidades das pessoas, melhoram o bem estar da empresa. As pessoas ficam mais felizes e mais produtivas

Primeiramente problemas, geralmente, são resolvidos a partir de discussões entre pessoas com opiniões diversas e de diferentes conhecimentos. Ter a troca de conhecimento é um dos segredos para o sucesso. A ideia para finalizar aquele produto ou para fechar tal contrato pode não surgir dentro da sua sala de negócios. E sim, em um horário de almoço, conversando com outras pessoas ou até mesmo quando vai tomar o quinto café do dia, na cafeteira coletiva da instituição. 

6. Valorizar espaços em que seus funcionários se cruzem é essencial para a saúde da organização.

Colocar o filtro de água mais longe do espaço de trabalho, para que os funcionários andem pela empresa. A intenção é uma melhor relação interpessoal com os que estão presentes no local, pode ser bem interessante. Dessa forma outra oportunidade, é ter espaços de convivência  que os funcionários se sintam à vontade e bem acolhidos. 

Soluções inovadoras de projeto, como pensar na circulação de seus funcionários, faz com que, provoque coalizões e de forma muito interativa termine, muitas vezes, em espaços criados para interações humanas. E isso, é algo que não é feito por 99% do mercado. 

7. Como sair do automático e aumentar a produtividade? 

Ter um ambiente que mude a dinâmica de trabalho, faz a diferença. Quando essa ferramenta funciona bem as pessoas não caem no limbo de entrar no automático ou cair a qualidade da entrega. Isso acontece pelo motivo do escritório do futuro ser um estimulador para o funcionamento do cérebro. Mas, como posso fazer isso dentro do meu espaço de trabalho? Apesar de ser importante ter uma circulação principal bem definida dentro dos espaços, é interessante que existam caminhos secundários ou até mesmo, primários que levem ao mesmo espaço para que o funcionário crie a sua circulação dentro do local. Assim, como mais de um lugar comunitário para se trabalhar.

Em outras palavras, quando essa situação acontece as estações de trabalho tendem a serem tematizadas e construídas para um determinado tipo de estímulo. Um bom exemplo é o da empresa Microsoft que revelou para o público recentemente quatro tipos de espaços criativos criados dentro da empresa.

  • Ideation room:

É um espaço de trabalho de alta tecnologia bastante dependente dos produtos relacionados ao windows 10 e o office 365. O interessante desse ambiente é ele ser voltado para as pessoas terem as mesmas oportunidades, contribuírem e compartilharem de diversas ideias. 

  • Respeite room:

É uma sala para uso individual e tem como objetivo o bem estar e relaxamento dos funcionários em um local específico.

  • Focus studio:

Espaço criado para ser utilizado como uma incubadora de ideias e ser possível apresentá- las a um grupo controle.

  • Makers commons:

Espaço voltado para produção de MVPs, protótipos e experimentos. É uma sala de alta concentração.

  • Duo studio:

Sala que comporta até duas pessoas e inclui um lounge que pode ser utilizado para fazer análise crítica  de projetos e produtos.

8. Tenha espaços instagramaveis.

Certamente, você já chegou em algum lugar e sentiu vontade de tirar foto daquele ambiente para mandar para os seus amigos ou publicar na sua rede social. Muitas vezes, pode ter passado despercebido. Dentro dessa nova solução aplicada pelo mercado, existe uma oportunidade muito grande que muitas pessoas ainda não conseguem enxergar. Quando falamos sobre marketing digital, grandes empresas têm parte de seus funcionários, futuramente, já disponibilizados para fazer diversas ações, postagens e impulsionamentos de publicação.

Antes de tudo, esse tipo de estratégia pode ter um custo bastante elevado e precisa ser feito durante bastante tempo. Porém, empresas de média e pequeno porte nem sempre tem verba disponibilizada para esse tipo de ação e um estratégia que pode ser pensada é justamente a criação de ambientes dentro do espaço de trabalho que sejam interessantes, artisticamente e que tenham a logo da empresa. Assim, os seus funcionários  acabam promovendo a empresa de forma totalmente proativa nas redes sociais, ajudando na divulgação da empresa de forma gratuita.

Espaço do Coffee Hub/ HUB Salvador

9. Como ter o layout do escritório do futuro?

Primeiramente, espaços comerciais tendem a ser sempre muito hierárquicos, por conta, até do próprio organograma de funcionamento das empresas. Isso se traduz na arquitetura de diversas formas. Assim também em prédios, onde os locais que possuem janelas e as melhores vistas, é os que ficam as salas dos funcionários que possuem cargos mais altos. Já o espaço onde se encontram o restante da empresa são salas normalmente fechadas, em áreas menos nobres. 

Porém, uma mudança bastante interessante que está acontecendo acaba sendo a inversão desses papéis. Partindo do pressuposto que, a luz natural para o espaço é o melhor tipo de iluminação, ela deve então ser muito bem aproveitada. Escritórios com circulação central não deixam a luz natural entrar dentro dos ambientes por que as salas ficam em toda a parte perimetral, obstruído as janelas.

 A grande sacada foi então fazer a inversão desses ambientes, jogando as salas para o centro e as áreas de circulação, lazer e descanso para as laterais dos espaços. Portanto a partir dessa solução a luz natural consegue penetrar com muito mais facilidade a grande maioria dos ambientes, podendo até gerar economia elétrica por não precisar mais de tantas lâmpadas. Outra ideia adotada pelo escritório da Uber, em Hong Kong, é fazer o uso de paredes translúcidas de vidro nos escritórios e na parte central do projeto. Fazendo com que quase 100% das pessoas trabalhando, consigam ter a vista para o lado de fora do espaço de trabalho. Ocasionando, uma série de consequências positivas como saúde e bem estar no trabalho e assim, que as pessoas não tenham a sensação de enclausuramento. 

Uber Hong Kong / Bean Buro. 
Imagem: Bean Buro

10. Use e abuse de todo e qualquer tipo de vegetação.

Dessa forma, a última dica desse post para o seu escritório se manter à frente do mercado é a utilização de vegetação, de preferência natural, sempre que possível dentro de todos os espaços de trabalho. logo com o Coronavírus essa pode ser uma forma barata para as pessoas que estão fazendo home office se sentirem menos acordadas para trabalhar.  Estudos apontados pelo site da folha  https://exame.abril.com.br/estilo-de-vida/5-motivos-para-que-voce-tenha-plantas-no-escritorio/ mostram que profissionais que deixam vasos de plantas no escritório são 12% menos estressados e 12% mais produtivos. Isso acontece, pois o espaço de trabalho fica menos agressivo e mais aconchegante. As pessoas se sentem mais à vontade por isso performam bem melhor. 

Campus do Google em Dublin / Camenzind Evolution + Henry J. Lyons Architects
Imagem: Peter Wurmli

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